Virtuele medewerkers¶

Een virtuele medewerker is een assistent met een vaste taak: een instructie die hij zelfstandig uitvoert, op een rooster of wanneer iemand op Nu uitvoeren drukt, als een eigen account met de rechten die je dat account geeft, binnen grenzen aan acties en tijd, en in staat om een persoon te vragen voordat hij iets doet. Elke keer dat hij begint is een run, die mensen volgen in de Cockpit. Deze pagina is voor beheerders: wie de beheerdersrol van de organisatie heeft.

Een virtuele medewerker kan precies wat zijn account mag, en niets meer. Het account is een serviceaccount van je organisatie, één per assistent, dat meerdere virtuele medewerkers van die assistent delen. Geef het account alleen wat het werk nodig heeft.

Wie wat mag¶

Beheerders en operators hebben alle vier, een auditor heeft Zien, en leden en personenbeheerders hebben er geen; geef anderen een eigen rol. Ook zonder recht zien de mensen die de virtuele medewerker voor een gebeurtenis noemt, en wie een run startte, die run, lezen ze zijn geschiedenis en beantwoorden ze zijn vragen.

Op het scherm¶

Open de instellingen van de assistent en kies het tabblad Triggers. Het tabblad Runs ernaast toont de runs van die assistent.

1. Het account instellen. Kies in het onderdeel Werkt als Account instellen. Kies de rollen, groepen en attribuutwaarden die het account krijgt, zoals bij een serviceaccount; je kunt alleen geven wat je zelf hebt. Het account komt als serviceaccount bij de leden. Rollen, groepen en status wijzig je daarna op de ledenpagina, die je opent met Rollen en groepen beheren op de ledenpagina. Geef het recht op de assistent en op alles wat zijn instructies gebruiken.
2. Een maandlimiet instellen, als je dat wilt. Vul bij Werkt als Maandlimiet (€) in: wat de runs van het account in een kalendermaand mogen kosten. Core stopt ze bij die grens. Het onderdeel toont ook de beurten, kosten en geweigerde verzoeken van deze maand, als je organisatie je kosten laat zien.
3. Een virtuele medewerker toevoegen. Kies Virtuele medewerker toevoegen. Vul Naam en Instructie in en schrijf de instructie zoals je een collega iets zou vragen. Onder Criteria voor een geslaagde run kun je controles opsommen, één per regel; de assistent rapporteert over elk als hij klaar is, en een run die er niet aan voldoet, mislukt.
4. Kiezen wanneer hij draait. Kies onder Planning Herhalen (dagelijks, wekelijks op een weekdag of maandelijks: op een dag van 1 tot 28, op de eerste tot vierde of de laatste van een weekdag, of op de laatste dag van de maand; op een tijd), Eenmalig (één moment, waarna hij zichzelf uitzet) of, als laatste, Geavanceerd (cron) met vijf velden. De tijden worden gelezen in de getoonde tijdzone. Twee momenten liggen minstens vijf minuten uit elkaar. Het scherm toont tijdens het typen de eerstvolgende vijf momenten, gelezen bij Core, dus wat je ziet is wat afgaat.
5. Kiezen of hij vraagt. Zet Menselijke goedkeuring aan en zeg in je eigen woorden wanneer de assistent een persoon erbij betrekt: hij vraagt dan om goedkeuring voor een actie, of om wat ontbreekt. Leeg gelaten vraagt hij voor elke actie die iets buiten het gesprek verandert. Zonder menselijke goedkeuring wacht een run alleen op een persoon als zijn account moet worden aangemeld bij een koppeling: de mensen die bij "vereist aandacht" staan en je beheerders krijgen bericht, en alleen wie de virtuele medewerker mag wijzigen en alles heeft wat zijn account heeft, kan aanmelden, met het account dat ervoor is gereserveerd, niet met het eigen account. Zonder aanmelding stopt de run na 7 dagen. Met goedkeuring houdt Core de toolaanroepen van de assistent vast tot een persoon beslist: een aanroep die de assistent als goed te keuren markeert wacht, net als een die hij niet markeert; een afgewezen aanroep gebeurt nooit. Een aanroep die hij markeert als zonder goedkeuring, gebeurt meteen: alleen jouw woorden sturen die keuze, dus zeg duidelijk wat gevraagd moet worden. Wil je dat een tool bij elke aanroep om goedkeuring vraagt, wat de assistent ook vindt, zet dat dan onder Tools die altijd om goedkeuring vragen (Tools laten goedkeuren).
6. Kiezen wie het hoort. Kies per gebeurtenis (gestart, afgerond, vereist aandacht, mislukt) de leden en groepen die een melding krijgen. Wie hier staat, ziet ook de runs van die virtuele medewerker en mag zijn vragen beantwoorden. Een nieuwe virtuele medewerker meldt jou wanneer een run aandacht vraagt of mislukt. Herinnering bepaalt na hoeveel uur (1, 4 of 24) de gevraagde mensen één herinnering krijgen van een wachtende vraag.
7. De grenzen instellen. Maximaal aantal acties per run (tot 250) en Tijdslimiet per run (minuten) (tot 120; wachten op een persoon telt niet mee), en Kostenlimiet per run (€) (tot € 25, € 2 tenzij je het wijzigt), die alleen ziet en wijzigt wie je organisatie kosten laat zien. Een run die een grens overschrijdt, stopt als mislukt.
8. Opslaan, en probeer het met Nu uitvoeren. Heeft de virtuele medewerker al een run open, dan zegt OS dat en start er niets.
9. Uitzetten, wijzigen, verwijderen. De schakelaar in de lijst zet het rooster aan of uit. Verwijderen haalt de virtuele medewerker en zijn rooster weg; een run die nog bezig is, wordt geannuleerd en afgeronde runs blijven staan tot je ze verwijdert.

Nog niet gebouwd: webhook- en mailtriggers, variabelen voor de instructie en de eigen logins van het account.

Wat een run kost¶

Een run wordt gemeten onder zijn account, dus hij telt mee voor de ruimte van je organisatie en voor niemands fair-use-bedrag. De kosten van een run staan onder Details op zijn pagina, alleen voor wie je organisatie kosten laat zien.

Via de API¶

• GET, POST, PATCH en DELETE /api/v1/organisations/{id}/assistants/{agent_id}/virtual-employee-account lezen, stellen in, begrenzen en verwijderen het account.
• GET en POST /api/v1/organisations/{id}/virtual-employees; GET, PATCH (met If-Match) en DELETE …/virtual-employees/{employee_id}; POST …/virtual-employees/{employee_id}/run is Nu uitvoeren; POST …/virtual-employees/schedule-preview leest de eerstvolgende vijf momenten.
• GET …/runs lijst runs, GET …/runs/summary telt ze voor een periode en GET …/runs/attention telt de runs die op de aanvrager wachten.