Tools laten goedkeuren¶

Sommige tools doen iets wat je niet terugdraait: een mail naar een klant versturen, een gegeven in het CRM wijzigen, een factuur betalen, een formulier indienen. Zet je bij zo'n tool Goedkeuring nodig aan, dan ziet iemand vóór elke aanroep precies wat de assistent met de tool gaat doen, en zegt ja of nee. Pas na een ja gebeurt het. Deze pagina is voor wie assistenten en virtuele medewerkers inricht.

Je zet het per assistent, op de tool zoals die assistent hem gebruikt. Een andere assistent die dezelfde tool gebruikt, vraagt niets zolang je het bij hem niet aanzet. In de AI Toolbox staat de tool zelf nooit op goedkeuring: wie een tool daar zelf gebruikt, via de API van OS, of via een AI-app die met een groep van de toolbox is verbonden, wordt nooit iets gevraagd.

Wie beslist¶

• Wie de assistent gebruikt. De persoon in het gesprek bevestigt zelf, in de chat, met Mag ik dit doen?. Zo voorkom je dat de assistent iets doet wat zij niet bedoelde.
• Een groep. Een lid van een groep van je organisatie beslist, onder Goedkeuringen. Het eerste besluit telt. Wie het verzoek doet, beslist er nooit zelf over, ook niet als zij in die groep zit: zo kijken er altijd twee mensen naar.

Beheerders beslissen niet omdat ze beheerder zijn; alleen wie de assistent gebruikt of in de gekozen groep zit, beslist. Een ondersteuner die meekijkt, beslist nooit. Wie beslist, ziet het verzoek en niet het gesprek waaruit het kwam. Hoe het er voor leden uitziet, staat in Een tool goedkeuren.

Op een assistent¶

Je hebt het recht nodig om de assistent te wijzigen. Wie de assistent alleen mag zien, leest wat er is ingesteld en kan het niet veranderen.

1. Open de instellingen van de assistent en kies het tabblad Tools.
2. Op de kaart van elke actieve tool staat onderaan Geen goedkeuring nodig. Kies Instellen; het onderdeel klapt open op de kaart.
3. Zet Goedkeuring nodig aan.
4. Kies onder Wie keurt goed Wie de assistent gebruikt (de standaard) of Een groep, en kies dan de groep.
5. Vul Wacht maximaal in, in uren of dagen: tussen 1 uur en 30 dagen, standaard 7 dagen.
6. Kies Opslaan.

De kaart toont daarna Goedkeuring nodig met wie beslist en de wachttijd, bijvoorbeeld door Financiën · max. 7 dagen. Met Wijzigen pas je het aan of zet je het weer uit.

Een assistent heeft hoogstens 64 tools die om goedkeuring vragen. Is dat bereikt, dan zegt de kaart het en zet je er eerst bij een andere tool een uit. Mislukt het opslaan, dan blijft wat je invulde staan en kies je Opnieuw opslaan; tot het lukt, blijft de tool zoals hij was.

Hoe lang een aanroep wacht¶

Een aanroep wacht hoogstens de tijd die je bij Wacht maximaal kiest. Halverwege krijgt wie beslist één herinnering. Komt er op tijd geen besluit, dan hoort de assistent dat niemand het goedkeurde en gaat hij verder zonder de tool. Een lid voor wie het verzoek was, krijgt daarvan een melding.

In welke chats de assistent de tool niet gebruikt¶

Onder elke tool die om goedkeuring vraagt, staat een regel over chats. In een chat die meer mensen delen, zoals een gedeelde chat in een project, en in een chat met een afbeelding erin, kan de assistent niet op een antwoord wachten. Daar gebruikt hij de tool niet. Een chat met één persoon, ook in een project, wacht wel.

Zegt de regel Niet in gesprekken, dan laat je organisatie gesprekken niet op een antwoord wachten en gebruikt de assistent de tool in geen enkele chat; virtuele medewerkers gebruiken hem wel. Dat stelt je operator in; vraag het daar.

Gebruikt een andere assistent deze assistent als tool, dan werkt hij zonder de tools die om goedkeuring vragen, en de assistent die hem aanriep hoort welke dat zijn. In een evaluatie gebruikt hij ze ook niet.

Op een virtuele medewerker¶

Een virtuele medewerker vraagt om goedkeuring bij elke tool waarbij zijn assistent dat doet, en je kunt er bij hem meer aanzetten, nooit minder. Je hebt het recht nodig om de virtuele medewerker te wijzigen (Virtuele medewerkers).

1. Open de virtuele medewerker. Onder Menselijke goedkeuring staat Tools die altijd om goedkeuring vragen.
2. Van de assistent toont de tools die de assistent al laat goedkeuren, met wie beslist en de wachttijd. Die wijzig je bij de assistent, met Wijzig ze bij de assistent.
3. Onder Alleen voor en de naam van de virtuele medewerker kies je Tool toevoegen. Kies een tool van de assistent die nog geen goedkeuring vraagt.
4. Kies onder Wie keurt goed De mensen van deze medewerker, wie zijn runs nu al beantwoordt in de Cockpit, of Een groep. Vul Wacht maximaal in en kies Toevoegen.
5. Kies Opslaan onderaan het formulier.

Menselijke goedkeuring en deze tools zijn twee dingen. Bij Menselijke goedkeuring beslist de assistent zelf, volgens jouw woorden, wanneer hij iets vraagt. Een tool die om goedkeuring vraagt, vraagt het altijd, bij elke aanroep, wat de instructie ook zegt.

Een wijziging bij de assistent geldt voor zijn virtuele medewerkers vanaf hun volgende run. Komt er op tijd geen besluit, dan gaat de run verder zonder de tool. Samen houden de assistent en de virtuele medewerker hoogstens 64 tools die om goedkeuring vragen.

Op je website¶

Staat de assistent op je website, dan kies je wie beslist als een bezoeker een tool laat gebruiken die Wie de assistent gebruikt goedkeurt. Je hebt het recht nodig om de assistent te wijzigen.

1. Open de instellingen van de assistent en kies het tabblad Op je website.
2. Onder Tools die om goedkeuring vragen staan die tools. Kies:
   • Bezoekers bevestigen zelf (de standaard). De bezoeker ziet in de chat Is dit wat je wilt?, met wat de tool gaat doen als leesbare lijst, en kiest Ja of Nee. Daarna staat er Je hebt dit bevestigd of Niet gedaan. Bevestigt ze niet op tijd, dan staat er Je hebt dit niet op tijd bevestigd.
   • Een lid van de organisatie beslist. De bezoeker ziet Je verzoek ligt bij en de naam van je organisatie, en later in dezelfde chat de uitkomst. Het verzoek komt onder Goedkeuringen, bij wie de assistent mag wijzigen. Daarover gaat geen melding uit: kijk dus zelf onder Goedkeuringen, waar het getal in het menu het telt.
3. Kies Opslaan.

Tools die een groep goedkeurt, blijven altijd bij die groep, ook voor bezoekers; de groep krijgt er een melding van. Een bezoeker krijgt zelf nooit een melding. Heeft de assistent geen tools die de gebruiker zelf bevestigt, dan staat er alleen een verwijzing naar het tabblad Tools. In een chat met een afbeelding erin gebruikt de assistent ook op je website geen tool die om goedkeuring vraagt.

Wat wordt vastgelegd¶

Elke wijziging aan wat om goedkeuring vraagt, staat in het logboek als wijziging van de assistent of de virtuele medewerker. Elk verzoek wordt vastgelegd met wie erover besliste en wanneer, of dat het verliep. OS bewaart zelf niet wat de tool kreeg en niet de reden van een afwijzing. Die reden leest niemand: hij gaat alleen naar de assistent.

Via de API¶

• PATCH /api/v1/organisations/{id}/assistants/{agent_id} met tool_approvals: per toolnaam approver (person of group), group_id bij een groep, en timeout_seconds (3600 tot 2592000, standaard 604800). Het vervangt de hele set; een opslag zonder tool_approvals laat hem staan. GET …/assistants/{agent_id}/settings geeft de set terug, en approval_in_chats: of je organisatie chats op een antwoord laat wachten.
• PATCH …/virtual-employees/{employee_id} met tool_approvals zet de eigen tools van een virtuele medewerker; GET …/assistants/{agent_id}/virtual-employee-approvals geeft die van de assistent en de tools die de virtuele medewerker kan toevoegen.
• PUT …/assistants/{agent_id}/embed met approved_by: visitor of member.
• 422 betekent een tool die de assistent niet gebruikt, een groep die je organisatie niet heeft, een wachttijd buiten 1 uur tot 30 dagen, meer dan 64 tools, of bij een virtuele medewerker een tool die de assistent al laat goedkeuren.