Mail op naam van je organisatie¶

De mail die OS over je organisatie verstuurt, zoals een uitnodiging of een melding aan je beheerders, kan de naam van je eigen organisatie dragen, een eigen antwoordadres en, als je dat instelt, een adres op je eigen domein. Deze pagina laat zien hoe je de afzendernaam en het antwoordadres instelt, hoe je vanaf een eigen domein verzendt en wat een organisatie overneemt van de organisatie erboven. Je regelt het in twee schermen onder Organisatiebeheer; andere toepassingen gebruiken dezelfde routes, die hieronder staan.

De schermen¶

Mailinstellingen. Vul de afzendernaam en het antwoordadres in en kies Mailinstellingen opslaan. Een leeg veld wordt overgenomen van de organisatie erboven. Daaronder staat wat een mail nu meekrijgt: de naam van de afzender zoals een ontvanger die ziet, het adres waarvandaan hij gaat en het antwoordadres, elk met erbij of het van jouw organisatie is of van welke organisatie erboven het komt. Eigen mailinstellingen verwijderen laat alles weer van boven komen. Heeft iemand anders intussen opgeslagen, dan laadt het scherm de nieuwste versie en zegt dat; controleer je wijzigingen en sla opnieuw op.
Verzenddomein. Kies een bewezen domein; het scherm stelt mail. plus dat domein voor. Kies Verzenddomein toevoegen, kopieer de records uit de tabel naar de DNS-provider en kies Nu controleren. Het scherm zegt in gewone woorden in welke toestand het domein is en wat er te doen is: wachten op de records, geverifieerd, gestopt (met de reden) of verwijderd. Opnieuw proberen staat er alleen bij een domein dat stopte om de mail zelf. Het adres vóór de @ en of organisaties eronder mogen meeverzenden wijzig je op dezelfde pagina; verwijderen vraagt eerst een bevestiging.
Nog niet in het scherm. De toestand van elk record apart en een reden voor een domein dat bij een andere Scaleway-account staat, zijn er nog niet: het scherm toont de toestand van het domein als geheel.

Wie wat mag¶

Elk lid van de organisatie kan de mailinstellingen bekijken en zien wat een mail meekrijgt. Een org-admin van de organisatie kan de afzendernaam en het antwoordadres wijzigen. Het verzenddomein stelt in wie de domeinen van de organisatie mag beheren, net als bij een webadres (Rollen beheren).

Afzendernaam en antwoordadres¶

Afzendernaam. De naam die een ontvanger vóór het adres ziet, bijvoorbeeld Noordwind. Hoogstens 60 tekens, zonder @, <, >, " of een backslash. Het is één naam voor alle talen.
Antwoordadres. Waar een antwoord naartoe gaat, bijvoorbeeld support@noordwind.nl. Het moet op een domein liggen dat je organisatie heeft aangetoond, of eronder, zodat niemand antwoorden naar het domein van een ander kan sturen.

Beide mogen leeg blijven; een leeg veld wordt overgenomen van de organisatie erboven. Zonder afzendernaam gebruikt OS de naam uit je huisstijl in de taal van de ontvanger, anders de naam van je organisatie.

GET en PUT /api/v1/organisations/{id}/mail-settings lezen en vervangen de instellingen; DELETE verwijdert ze, zodat alles weer van boven komt. Een wijziging noemt in If-Match de revisie die je las, precies zoals bij de huisstijl: heeft iemand anders intussen opgeslagen, dan weigert OS de jouwe en geeft de huidige revisie terug.

Verzenden vanaf je eigen domein¶

Zonder eigen domein gaat een mail op jouw naam uit vanaf de dichtstbijzijnde organisatie boven je die er een heeft en aanbiedt, of vanaf het eigen adres van OS. De ontvanger ziet dan wiens domein hem verstuurt, bijvoorbeeld Noordwind via Reseller BV of Noordwind via Artific. Zodra je eigen domein geverifieerd is, staat je naam alleen.

Toon eerst een domein aan, bijvoorbeeld noordwind.nl: claim het met POST /api/v1/organisations/{id}/domains, publiceer het TXT-record dat het noemt en verifieer het met POST …/domains/{domain}/verify.
Vraag een verzenddomein aan met PUT /api/v1/organisations/{id}/sending-domain, met het domein en het deel vóór de @: {"domain": "mail.noordwind.nl", "local_part": "noreply"}. We raden een subdomein aan zoals mail.noordwind.nl: de records die je publiceert raken dan niets wat je eigen mail al gebruikt.
Publiceer de records. Binnen enkele seconden noemt GET …/sending-domain de records die Scaleway vraagt: SPF en DKIM zijn verplicht, MX en DMARC aanbevolen. Publiceer ze bij je DNS-provider.
Controleer. OS controleert het domein de eerste dag om de paar minuten en daarna elk uur; POST …/sending-domain/check vraagt nu een controle, hoogstens één keer per minuut. Zodra Scaleway de records heeft gecontroleerd, is het domein verified, krijgen je beheerders bericht en gaat de mail ervandaan.

Een organisatie heeft één verzenddomein. Om naar een ander te gaan, verwijder je het huidige met DELETE …/sending-domain en vraag je het nieuwe aan; intussen gaat de mail uit vanaf het volgende adres hogerop. Standaard verzenden organisaties onder de jouwe zonder eigen domein vanaf het jouwe, onder hun eigen naam; zet "offer_below": false om dat te stoppen.

Als een domein stopt met verzenden¶

OS stopt met verzenden vanaf een domein als de records veranderd of verwijderd zijn, als Scaleway het blokkeert, als de reputatie slecht is of als te veel van de mails mislukken. De mail gaat dan uit vanaf het volgende adres hogerop in de boom, en je beheerders krijgen bericht. Een domein dat stopte om de records, verzendt vanzelf weer zodra Scaleway ze opnieuw goedkeurt. Een domein dat stopte om de mail, verzendt pas weer als een beheerder daarom vraagt met POST …/sending-domain/retry, hoogstens één keer per dag, en de volgende controle slaagt. Geeft je organisatie het bewijs van het domein op, dan gaat het verzenddomein mee.

Elke wijziging komt in het auditlogboek.