Employés virtuels¶

Un employé virtuel est un assistant avec une tâche permanente : une instruction qu'il accomplit seul, selon un calendrier ou quand quelqu'un choisit Exécuter maintenant, comme un compte à lui avec les droits que vous donnez à ce compte, dans des limites d'actions et de temps, et capable de demander à une personne avant d'agir. Chaque fois qu'il démarre, c'est un run, que les gens suivent dans le Cockpit. Cette page s'adresse aux administrateurs : ceux qui ont le rôle d'administrateur de l'organisation.

Un employé virtuel peut exactement ce que peut son compte, et rien de plus. Le compte est un compte de service de votre organisation, un par assistant, que partagent plusieurs employés virtuels de cet assistant. Ne donnez au compte que ce que le travail demande.

Qui peut quoi¶

Les administrateurs et les opérateurs ont les quatre, un auditeur a Voir, et les membres et les gestionnaires de personnes n'en ont aucun ; donnez aux autres un rôle personnalisé. Même sans droit, les personnes que l'employé virtuel nomme pour un événement, et celle qui a démarré un run, voient ce run, lisent son historique et répondent à ses questions.

À l'écran¶

Ouvrez les paramètres de l'assistant et choisissez l'onglet Triggers. L'onglet Runs à côté liste les runs de cet assistant.

1. Configurer le compte. Dans la section Agit en tant que, choisissez Configurer le compte. Choisissez les rôles, groupes et valeurs d'attribut que reçoit le compte, comme pour un compte de service ; vous ne pouvez donner que ce que vous avez vous-même. Le compte rejoint les membres comme compte de service. Les rôles, groupes et le statut se modifient ensuite sur sa page de membre, qu'ouvre Gérer les rôles et les groupes sur sa page de membre. Donnez-lui un droit sur l'assistant et sur tout ce que ses instructions utilisent.
2. Fixer un plafond mensuel, si vous le souhaitez. Sous Agit en tant que, remplissez Plafond mensuel (€) : ce que les runs du compte peuvent coûter en un mois civil. Core les arrête à cette limite. La section montre aussi les tours, le coût et les refus de ce mois, si votre organisation vous laisse voir les coûts.
3. Ajouter un employé virtuel. Choisissez Ajouter un employé virtuel. Remplissez Nom et Instruction ; écrivez l'instruction comme vous la demanderiez à un collègue. Sous Critères de réussite d'un run, vous pouvez énumérer des vérifications, une par ligne ; l'assistant rend compte de chacune quand il a terminé, et un run qui ne les remplit pas échoue.
4. Choisir quand il s'exécute. Sous Planification, choisissez Répétition (chaque jour, chaque semaine un jour donné ou chaque mois : un jour de 1 à 28, le premier à quatrième ou le dernier d'un jour de la semaine, ou le dernier jour du mois ; à une heure), Une fois (un moment, après quoi il se désactive) ou, en dernier, Avancé (cron) à cinq champs. Les heures sont lues dans le fuseau horaire affiché. Deux moments sont distants d'au moins cinq minutes. L'écran montre pendant la saisie les cinq prochains moments, lus chez Core : ce que vous voyez est ce qui se déclenchera.
5. Choisir s'il demande. Activez Approbation humaine et dites avec vos mots quand l'assistant fait intervenir une personne : il demande alors une approbation avant une action, ou ce qui manque. Laissée vide, il demande avant toute action qui modifie quelque chose en dehors de la conversation. Core retient alors les appels d'outils de l'assistant jusqu'à ce qu'une personne décide : un appel que l'assistant marque comme à approuver attend, comme celui qu'il ne marque pas ; un appel rejeté n'est jamais exécuté. Un appel qu'il marque comme sans approbation s'exécute aussitôt : seuls vos mots guident ce choix, dites donc clairement ce qui doit être demandé. Sans approbation humaine, un run n'attend une personne que si son compte doit s'authentifier auprès d'une connexion : les personnes nommées pour « demande attention » et vos administrateurs sont prévenus, et seule une personne pouvant modifier l'employé virtuel et détenant tout ce que détient son compte peut s'authentifier, avec le compte réservé à cet effet, pas le sien. Sans cela, le run s'arrête après 7 jours. Pour qu'un outil demande une approbation à chaque appel, quoi qu'en pense l'assistant, utilisez Outils qui demandent toujours une approbation (Faire approuver des outils).
6. Choisir qui est prévenu. Par événement (démarré, terminé, nécessite une attention, échoué), choisissez les membres et groupes à notifier. Qui est nommé ici voit aussi les runs de cet employé virtuel et peut répondre à ses questions. Un nouvel employé virtuel vous prévient quand un run demande de l'attention ou échoue. Rappel fixe après combien d'heures (1, 4 ou 24) les personnes sollicitées reçoivent un rappel d'une question en attente.
7. Fixer les limites. Nombre maximal d'actions par run (jusqu'à 250) et Limite de durée par run (minutes) (jusqu'à 120 ; l'attente d'une personne ne compte pas), et Limite de coût par run (€) (jusqu'à 25 €, 2 € sauf si vous la changez), que seuls voient et modifient ceux à qui votre organisation montre les coûts. Un run qui dépasse une limite s'arrête en échec.
8. Enregistrer, et essayez avec Exécuter maintenant. Si l'employé virtuel a déjà un run ouvert, OS le dit et ne démarre rien.
9. Désactiver, modifier, supprimer. Le commutateur de la liste active ou désactive le calendrier. Supprimer retire l'employé virtuel et son calendrier ; un run en cours est annulé, et les runs terminés restent jusqu'à ce que vous les supprimiez.

Pas encore construit : les déclencheurs webhook et e-mail, les variables de l'instruction et les connexions propres du compte.

Ce que coûte un run¶

Un run est mesuré sous son compte : il compte donc dans l'enveloppe de votre organisation et dans le montant d'usage équitable de personne. Le coût d'un run figure sous Détails sur sa page, uniquement pour qui votre organisation laisse voir les coûts.

Via l'API¶

• GET, POST, PATCH et DELETE /api/v1/organisations/{id}/assistants/{agent_id}/virtual-employee-account lisent, configurent, plafonnent et suppriment le compte.
• GET et POST /api/v1/organisations/{id}/virtual-employees ; GET, PATCH (avec If-Match) et DELETE …/virtual-employees/{employee_id} ; POST …/virtual-employees/{employee_id}/run est Exécuter maintenant ; POST …/virtual-employees/schedule-preview lit les cinq prochains moments.
• GET …/runs liste les runs, GET …/runs/summary les compte pour une période et GET …/runs/attention compte ceux qui attendent l'appelant.