Faire approuver des outils¶

Certains outils font quelque chose qu'on ne peut pas annuler : envoyer un mail à un client, modifier un enregistrement dans le CRM, payer une facture, soumettre un formulaire. Si vous activez Approbation requise pour un tel outil, quelqu'un voit avant chaque appel exactement ce que l'assistant va faire avec l'outil, et dit oui ou non. Cela ne se fait qu'après un oui. Cette page s'adresse aux personnes qui configurent les assistants et les employés virtuels.

Vous le réglez par assistant, sur l'outil tel que cet assistant l'utilise. Un autre assistant qui utilise le même outil ne demande rien tant que vous ne l'activez pas chez lui. Dans l'AI Toolbox, l'outil lui-même n'est jamais soumis à approbation : quiconque y utilise directement un outil, via l'API d'OS ou via une app d'IA connectée à un groupe de la toolbox, n'est jamais sollicité.

Qui décide¶

La personne qui l'utilise. La personne dans la conversation confirme elle-même, dans la conversation, avec Puis-je faire ceci ?. Vous évitez ainsi que l'assistant fasse ce qu'elle ne voulait pas.
Un groupe. Un membre d'un groupe de votre organisation décide, dans Approbations. La première décision compte. La personne qui fait la demande n'en décide jamais elle-même, même si elle fait partie de ce groupe : deux personnes la regardent donc toujours.

Les administrateurs ne décident pas du fait d'être administrateurs ; seule la personne qui utilise l'assistant ou un membre du groupe choisi décide. Une personne qui regarde en tant que support ne décide jamais. La personne qui décide voit la demande, pas la conversation d'où elle vient. Ce que voient les membres est décrit dans Approuver un outil.

Sur un assistant¶

Il vous faut le droit de modifier l'assistant. Qui peut seulement voir l'assistant lit ce qui est réglé et ne peut pas le changer.

Ouvrez les paramètres de l'assistant et choisissez l'onglet Outils.
En bas de la carte de chaque outil actif figure Aucune approbation requise. Choisissez Configurer ; la section se déplie sur la carte.
Activez Approbation requise.
Sous Qui approuve, choisissez La personne qui l'utilise (par défaut) ou Un groupe, puis le groupe.
Renseignez Attend au plus, en heures ou en jours : entre 1 heure et 30 jours, 7 jours par défaut.
Choisissez Enregistrer.

La carte affiche ensuite Approbation requise avec qui décide et le délai, par exemple par Finance · max. 7 jours. Modifier l'ajuste ou le désactive à nouveau.

Un assistant a au plus 64 outils soumis à approbation. Une fois ce nombre atteint, la carte le dit et vous en désactivez d'abord un sur un autre outil. Si l'enregistrement échoue, ce que vous avez saisi reste et vous choisissez Réessayer d'enregistrer ; tant que cela n'aboutit pas, l'outil reste tel qu'il était.

Combien de temps un appel attend¶

Un appel attend au plus le délai choisi sous Attend au plus. À mi-parcours, la personne qui décide reçoit un rappel. Sans décision à temps, l'assistant apprend que personne n'a approuvé et continue sans l'outil. Un membre que la demande concernait en reçoit une notification.

Conversations où l'assistant n'utilise pas l'outil¶

Sous chaque outil soumis à approbation figure une ligne sur les conversations. Dans une conversation que plusieurs personnes partagent, comme une conversation partagée dans un projet, et dans une conversation contenant une image, l'assistant ne peut pas attendre de réponse. Il n'y utilise pas l'outil. Une conversation avec une seule personne, y compris dans un projet, attend bien.

Si la ligne indique Pas dans les conversations, votre organisation ne laisse pas les conversations attendre une réponse et l'assistant n'utilise l'outil dans aucune conversation ; les employés virtuels l'utilisent. C'est votre opérateur qui le règle ; demandez-le-lui.

Quand un autre assistant utilise cet assistant comme outil, celui-ci travaille sans les outils soumis à approbation, et l'assistant qui l'a appelé apprend lesquels. Dans une évaluation, il ne les utilise pas non plus.

Sur un employé virtuel¶

Un employé virtuel demande une approbation pour chaque outil où son assistant le fait, et vous pouvez l'activer chez lui pour d'autres outils, jamais pour moins. Il vous faut le droit de modifier l'employé virtuel (Employés virtuels).

Ouvrez l'employé virtuel. Sous Approbation humaine figure Outils qui demandent toujours une approbation.
De l'assistant montre les outils que l'assistant fait déjà approuver, avec qui décide et le délai. Vous les modifiez sur l'assistant, avec Les modifier sur l'assistant.
Sous Uniquement pour et le nom de l'employé virtuel, choisissez Ajouter un outil. Choisissez un outil de l'assistant qui ne demande pas encore d'approbation.
Sous Qui approuve, choisissez Les personnes de cet employé, celles qui répondent aujourd'hui à ses runs dans le Cockpit, ou Un groupe. Renseignez Attend au plus et choisissez Ajouter.
Choisissez Enregistrer en bas du formulaire.

Approbation humaine et ces outils sont deux choses distinctes. Avec Approbation humaine, l'assistant décide lui-même, selon vos mots, quand il demande. Un outil soumis à approbation demande toujours, à chaque appel, quelle que soit l'instruction.

Une modification sur l'assistant vaut pour ses employés virtuels à partir de leur prochain run. Sans décision à temps, le run continue sans l'outil. Ensemble, l'assistant et l'employé virtuel ont au plus 64 outils soumis à approbation.

Sur votre site web¶

Quand l'assistant est sur votre site web, vous choisissez qui décide lorsqu'un visiteur fait utiliser un outil qu'approuve La personne qui l'utilise. Il vous faut le droit de modifier l'assistant.

Ouvrez les paramètres de l'assistant et choisissez l'onglet Sur votre site web.
Ces outils figurent sous Outils soumis à approbation. Choisissez :
- Les visiteurs confirment eux-mêmes (par défaut). Le visiteur voit Est-ce bien ce que tu veux ? dans la conversation, avec ce que l'outil va faire sous forme de liste lisible, et choisit Oui ou Non. Ensuite s'affiche Tu as confirmé ou Pas effectué. S'il ne confirme pas à temps, s'affiche Tu ne l'as pas confirmé à temps.
- Un membre de l'organisation décide. Le visiteur voit Ta demande est entre les mains de et le nom de votre organisation, puis le résultat dans la même conversation. La demande arrive dans Approbations, chez les personnes qui peuvent modifier l'assistant. Aucune notification n'est envoyée pour elle : regardez donc vous-même dans Approbations, où le nombre dans le menu la compte.
Choisissez Enregistrer.

Les outils qu'un groupe approuve restent toujours à ce groupe, y compris pour les visiteurs ; le groupe reçoit une notification. Un visiteur ne reçoit jamais de notification. Si l'assistant n'a aucun outil que la personne qui l'utilise confirme, seul un renvoi vers l'onglet Outils s'affiche. Dans une conversation contenant une image, l'assistant n'utilise pas non plus sur votre site d'outil soumis à approbation.

Ce qui est enregistré¶

Chaque modification de ce qui est soumis à approbation figure dans le journal d'audit comme modification de l'assistant ou de l'employé virtuel. Chaque demande est enregistrée avec qui en a décidé et quand, ou le fait qu'elle a expiré. OS ne conserve lui-même ni ce que l'outil a reçu, ni le motif d'un refus. Personne ne lit ce motif : il ne va qu'à l'assistant.

Via l'API¶

PATCH /api/v1/organisations/{id}/assistants/{agent_id} avec tool_approvals : par nom d'outil, approver (person ou group), group_id pour un groupe, et timeout_seconds (3600 à 2592000, 604800 par défaut). Il remplace l'ensemble ; un enregistrement sans tool_approvals le conserve. GET …/assistants/{agent_id}/settings renvoie l'ensemble, et approval_in_chats : si votre organisation laisse les conversations attendre une réponse.
PATCH …/virtual-employees/{employee_id} avec tool_approvals définit les outils propres d'un employé virtuel ; GET …/assistants/{agent_id}/virtual-employee-approvals renvoie ceux de l'assistant et les outils que l'employé virtuel peut ajouter.
PUT …/assistants/{agent_id}/embed avec approved_by : visitor ou member.
422 signifie un outil que l'assistant n'utilise pas, un groupe que votre organisation n'a pas, un délai hors de 1 heure à 30 jours, plus de 64 outils ou, sur un employé virtuel, un outil que l'assistant fait déjà approuver.