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Tools freigeben lassen

Manche Tools tun etwas, das sich nicht rückgängig machen lässt: eine Mail an einen Kunden versenden, einen Datensatz im CRM ändern, eine Rechnung bezahlen, ein Formular einreichen. Schalten Sie bei einem solchen Tool Freigabe nötig ein, sieht vor jedem Aufruf jemand genau, was der Assistent mit dem Tool tun wird, und sagt Ja oder Nein. Erst nach einem Ja geschieht es. Diese Seite richtet sich an alle, die Assistenten und virtuelle Mitarbeiter einrichten.

Sie legen es pro Assistent fest, am Tool so, wie dieser Assistent es nutzt. Ein anderer Assistent, der dasselbe Tool nutzt, fragt nichts, solange Sie es bei ihm nicht einschalten. In der AI Toolbox steht das Tool selbst nie auf Freigabe: Wer ein Tool dort selbst nutzt, über die API von OS oder über eine KI-App, die mit einer Gruppe der Toolbox verbunden ist, wird nie etwas gefragt.

Wer entscheidet

  • Wer den Assistenten nutzt. Die Person im Gespräch bestätigt selbst, im Chat, mit Darf ich das tun?. So vermeiden Sie, dass der Assistent etwas tut, das sie nicht meinte.
  • Eine Gruppe. Ein Mitglied einer Gruppe Ihrer Organisation entscheidet, unter Freigaben. Die erste Entscheidung zählt. Wer die Anfrage stellt, entscheidet nie selbst darüber, auch nicht als Mitglied dieser Gruppe: So sehen immer zwei Personen darauf.

Administratoren entscheiden nicht, weil sie Administratoren sind; nur wer den Assistenten nutzt oder in der gewählten Gruppe ist, entscheidet. Wer als Support zusieht, entscheidet nie. Wer entscheidet, sieht die Anfrage und nicht das Gespräch, aus dem sie kam. Wie es für Mitglieder aussieht, steht in Ein Tool freigeben.

Bei einem Assistenten

Sie brauchen das Recht, den Assistenten zu ändern. Wer den Assistenten nur sehen darf, liest, was eingestellt ist, und kann es nicht ändern.

  1. Öffnen Sie die Einstellungen des Assistenten und wählen Sie den Tab Tools.
  2. Unten auf der Karte jedes aktiven Tools steht Keine Freigabe nötig. Wählen Sie Einrichten; der Abschnitt klappt auf der Karte auf.
  3. Schalten Sie Freigabe nötig ein.
  4. Wählen Sie unter Wer gibt frei Wer den Assistenten nutzt (der Standard) oder Eine Gruppe, und dann die Gruppe.
  5. Füllen Sie Wartet höchstens aus, in Stunden oder Tagen: zwischen 1 Stunde und 30 Tagen, standardmäßig 7 Tage.
  6. Wählen Sie Speichern.

Die Karte zeigt danach Freigabe nötig mit wer entscheidet und der Wartezeit, zum Beispiel durch Finanzen · max. 7 Tage. Mit Ändern passen Sie es an oder schalten es wieder aus.

Ein Assistent hat höchstens 64 Tools, die um Freigabe bitten. Ist das erreicht, sagt die Karte es, und Sie schalten zuerst bei einem anderen Tool eines aus. Schlägt das Speichern fehl, bleibt Ihre Eingabe stehen, und Sie wählen Erneut speichern; bis es klappt, bleibt das Tool, wie es war.

Wie lange ein Aufruf wartet

Ein Aufruf wartet höchstens die Zeit, die Sie unter Wartet höchstens wählen. Nach der Hälfte erhält, wer entscheidet, eine Erinnerung. Kommt rechtzeitig keine Entscheidung, erfährt der Assistent, dass niemand freigegeben hat, und macht ohne das Tool weiter. Ein Mitglied, für das die Anfrage war, erhält davon eine Benachrichtigung.

Chats, in denen der Assistent das Tool nicht nutzt

Unter jedem Tool, das um Freigabe bittet, steht eine Zeile zu Chats. In einem Chat, den mehrere Personen teilen, etwa einem geteilten Chat in einem Projekt, und in einem Chat mit einem Bild kann der Assistent nicht auf eine Antwort warten. Dort nutzt er das Tool nicht. Ein Chat mit einer Person, auch in einem Projekt, wartet.

Sagt die Zeile Nicht in Chats, lässt Ihre Organisation Chats nicht auf eine Antwort warten, und der Assistent nutzt das Tool in keinem Chat; virtuelle Mitarbeiter nutzen es schon. Das stellt Ihr Operator ein; fragen Sie dort.

Nutzt ein anderer Assistent diesen Assistenten als Tool, arbeitet er ohne die Tools, die um Freigabe bitten, und der Assistent, der ihn aufrief, erfährt, welche das sind. In einer Evaluation nutzt er sie ebenfalls nicht.

Bei einem virtuellen Mitarbeiter

Ein virtueller Mitarbeiter bittet bei jedem Tool um Freigabe, bei dem sein Assistent das tut, und Sie können es bei ihm für weitere Tools einschalten, nie für weniger. Sie brauchen das Recht, den virtuellen Mitarbeiter zu ändern (Virtuelle Mitarbeiter).

  1. Öffnen Sie den virtuellen Mitarbeiter. Unter Menschliche Freigabe steht Tools, die immer um Freigabe bitten.
  2. Vom Assistenten zeigt die Tools, die der Assistent schon freigeben lässt, mit wer entscheidet und der Wartezeit. Diese ändern Sie beim Assistenten, mit Beim Assistenten ändern.
  3. Wählen Sie unter Nur für und dem Namen des virtuellen Mitarbeiters Tool hinzufügen. Wählen Sie ein Tool des Assistenten, das noch keine Freigabe verlangt.
  4. Wählen Sie unter Wer gibt frei Die Personen dieses Mitarbeitenden, wer seine Runs heute im Cockpit beantwortet, oder Eine Gruppe. Füllen Sie Wartet höchstens aus und wählen Sie Hinzufügen.
  5. Wählen Sie Speichern unten im Formular.

Menschliche Freigabe und diese Tools sind zwei verschiedene Dinge. Bei Menschliche Freigabe entscheidet der Assistent selbst, nach Ihren Worten, wann er fragt. Ein Tool, das um Freigabe bittet, fragt immer, bei jedem Aufruf, egal was die Anweisung sagt.

Eine Änderung beim Assistenten gilt für seine virtuellen Mitarbeiter ab ihrem nächsten Run. Kommt rechtzeitig keine Entscheidung, geht der Run ohne das Tool weiter. Zusammen haben der Assistent und der virtuelle Mitarbeiter höchstens 64 Tools, die um Freigabe bitten.

Auf Ihrer Website

Steht der Assistent auf Ihrer Website, wählen Sie, wer entscheidet, wenn ein Besucher ein Tool nutzen lässt, das Wer den Assistenten nutzt freigibt. Sie brauchen das Recht, den Assistenten zu ändern.

  1. Öffnen Sie die Einstellungen des Assistenten und wählen Sie den Tab Auf Ihrer Website.
  2. Unter Tools mit Freigabe stehen diese Tools. Wählen Sie:
    • Besucher bestätigen selbst (der Standard). Der Besucher sieht im Chat Ist es das, was du willst?, mit dem, was das Tool tun wird, als lesbare Liste, und wählt Ja oder Nein. Danach steht dort Du hast dies bestätigt oder Nicht ausgeführt. Bestätigt er nicht rechtzeitig, steht dort Du hast dies nicht rechtzeitig bestätigt.
    • Ein Mitglied der Organisation entscheidet. Der Besucher sieht Deine Anfrage liegt bei und den Namen Ihrer Organisation, und später im selben Chat das Ergebnis. Die Anfrage landet unter Freigaben, bei denen, die den Assistenten ändern dürfen. Dazu geht keine Benachrichtigung hinaus: Sehen Sie also selbst unter Freigaben nach, wo die Zahl im Menü sie zählt.
  3. Wählen Sie Speichern.

Tools, die eine Gruppe freigibt, bleiben immer bei dieser Gruppe, auch für Besucher; die Gruppe erhält eine Benachrichtigung. Ein Besucher erhält selbst nie eine Benachrichtigung. Hat der Assistent keine Tools, die die nutzende Person selbst bestätigt, steht dort nur ein Verweis auf den Tab Tools. In einem Chat mit einem Bild nutzt der Assistent auch auf Ihrer Website kein Tool, das um Freigabe bittet.

Was festgehalten wird

Jede Änderung daran, was um Freigabe bittet, steht im Prüfprotokoll als Änderung des Assistenten oder des virtuellen Mitarbeiters. Jede Anfrage wird festgehalten, mit wer wann darüber entschied oder dass sie abgelaufen ist. OS selbst speichert weder, was das Tool erhielt, noch den Grund einer Ablehnung. Diesen Grund liest niemand: Er geht nur an den Assistenten.

Über die API

  • PATCH /api/v1/organisations/{id}/assistants/{agent_id} mit tool_approvals: pro Toolname approver (person oder group), group_id bei einer Gruppe, und timeout_seconds (3600 bis 2592000, standardmäßig 604800). Es ersetzt die ganze Menge; ein Speichern ohne tool_approvals behält sie. GET …/assistants/{agent_id}/settings liefert die Menge zurück, und approval_in_chats: ob Ihre Organisation Chats auf eine Antwort warten lässt.
  • PATCH …/virtual-employees/{employee_id} mit tool_approvals setzt die eigenen Tools eines virtuellen Mitarbeiters; GET …/assistants/{agent_id}/virtual-employee-approvals liefert die des Assistenten und die Tools, die der virtuelle Mitarbeiter hinzufügen kann.
  • PUT …/assistants/{agent_id}/embed mit approved_by: visitor oder member.
  • 422 bedeutet ein Tool, das der Assistent nicht nutzt, eine Gruppe, die Ihre Organisation nicht hat, eine Wartezeit außerhalb von 1 Stunde bis 30 Tagen, mehr als 64 Tools oder bei einem virtuellen Mitarbeiter ein Tool, das der Assistent schon freigeben lässt.