Hacer aprobar herramientas¶

Algunas herramientas hacen algo que no se puede deshacer: enviar un correo a un cliente, cambiar un registro en el CRM, pagar una factura, enviar un formulario. Si activas Requiere aprobación en una herramienta así, antes de cada llamada alguien ve exactamente qué va a hacer el asistente con la herramienta, y dice sí o no. Solo después de un sí ocurre. Esta página es para quien configura asistentes y empleados virtuales.

Lo ajustas por asistente, en la herramienta tal como la usa ese asistente. Otro asistente que usa la misma herramienta no pregunta nada mientras no lo actives también en él. En la AI Toolbox la herramienta en sí nunca pide aprobación: a quien usa una herramienta ahí directamente, mediante la API de OS o mediante una app de IA conectada a un grupo de la toolbox, nunca se le pregunta nada.

Quién decide¶

• Quien lo usa. La persona de la conversación lo confirma ella misma, en el chat, con ¿Puedo hacer esto?. Así evitas que el asistente haga algo que ella no quería.
• Un grupo. Un miembro de un grupo de tu organización decide, en Aprobaciones. Cuenta la primera decisión. Quien hace la solicitud nunca decide sobre ella, aunque esté en ese grupo: así siempre la miran dos personas.

Los administradores no deciden por ser administradores; solo decide quien usa el asistente o un miembro del grupo elegido. Quien mira como soporte nunca decide. Quien decide ve la solicitud, no la conversación de la que viene. Cómo lo ven los miembros está en Aprobar una herramienta.

En un asistente¶

Necesitas el derecho de cambiar el asistente. Quien solo puede ver el asistente lee lo que está configurado y no puede cambiarlo.

1. Abre los ajustes del asistente y elige la pestaña Herramientas.
2. Abajo en la tarjeta de cada herramienta activa pone No requiere aprobación. Elige Configurar; la sección se despliega en la tarjeta.
3. Activa Requiere aprobación.
4. En Quién aprueba, elige Quien lo usa (lo predeterminado) o Un grupo, y luego el grupo.
5. Rellena Espera como máximo, en horas o días: entre 1 hora y 30 días, 7 días por defecto.
6. Elige Guardar.

La tarjeta muestra después Requiere aprobación con quién decide y el plazo, por ejemplo por Finanzas · máx. 7 días. Con Cambiar lo ajustas o lo vuelves a desactivar.

Un asistente tiene como máximo 64 herramientas que piden aprobación. Cuando se alcanza, la tarjeta lo dice y primero desactivas una en otra herramienta. Si falla el guardado, lo que rellenaste se queda y eliges Guardar de nuevo; hasta que funcione, la herramienta queda como estaba.

Cuánto espera una llamada¶

Una llamada espera como máximo el tiempo que eliges en Espera como máximo. A mitad de plazo, quien decide recibe un recordatorio. Si no llega una decisión a tiempo, el asistente sabe que nadie lo aprobó y sigue sin la herramienta. El miembro para quien era la solicitud recibe un aviso de ello.

Chats en los que el asistente no usa la herramienta¶

Debajo de cada herramienta que pide aprobación hay una línea sobre los chats. En un chat que comparten varias personas, como un chat compartido en un proyecto, y en un chat con una imagen, el asistente no puede esperar una respuesta. Ahí no usa la herramienta. Un chat con una sola persona, también en un proyecto, sí espera.

Si la línea dice No en chats, tu organización no deja que los chats esperen una respuesta y el asistente no usa la herramienta en ningún chat; los empleados virtuales sí la usan. Eso lo ajusta tu operador; pídeselo.

Cuando otro asistente usa este asistente como herramienta, este trabaja sin las herramientas que piden aprobación, y el asistente que lo llamó sabe cuáles son. En una evaluación tampoco las usa.

En un empleado virtual¶

Un empleado virtual pide aprobación en cada herramienta en que la pide su asistente, y puedes activarla en él para más herramientas, nunca para menos. Necesitas el derecho de cambiar el empleado virtual (Empleados virtuales).

1. Abre el empleado virtual. Debajo de Aprobación humana está Herramientas que siempre piden aprobación.
2. Del asistente muestra las herramientas que el asistente ya hace aprobar, con quién decide y el plazo. Esas las cambias en el asistente, con Cámbialas en el asistente.
3. En Solo para y el nombre del empleado virtual, elige Añadir herramienta. Elige una herramienta del asistente que aún no pida aprobación.
4. En Quién aprueba, elige Las personas de este empleado, quien responde hoy sus runs en el Cockpit, o Un grupo. Rellena Espera como máximo y elige Añadir.
5. Elige Guardar al final del formulario.

Aprobación humana y estas herramientas son dos cosas distintas. Con Aprobación humana el asistente decide él mismo, según tus palabras, cuándo pregunta. Una herramienta que pide aprobación pregunta siempre, en cada llamada, diga lo que diga la instrucción.

Un cambio en el asistente vale para sus empleados virtuales desde su siguiente run. Si no llega una decisión a tiempo, el run sigue sin la herramienta. Entre el asistente y el empleado virtual hay como máximo 64 herramientas que piden aprobación.

En tu sitio web¶

Cuando el asistente está en tu sitio web, eliges quién decide cuando un visitante hace usar una herramienta que aprueba Quien lo usa. Necesitas el derecho de cambiar el asistente.

1. Abre los ajustes del asistente y elige la pestaña En tu sitio web.
2. Esas herramientas aparecen en Herramientas que piden aprobación. Elige:
   • Los visitantes confirman ellos mismos (lo predeterminado). El visitante ve ¿Es esto lo que quieres? en el chat, con lo que hará la herramienta como lista legible, y elige Sí o No. Después aparece Lo has confirmado o No realizado. Si no confirma a tiempo, aparece No lo confirmaste a tiempo.
   • Decide un miembro de la organización. El visitante ve Tu solicitud está en manos de y el nombre de tu organización, y más tarde el resultado en el mismo chat. La solicitud llega a Aprobaciones, a quien puede cambiar el asistente. No se envía ningún aviso por ella: mira tú en Aprobaciones, donde el número del menú la cuenta.
3. Elige Guardar.

Las herramientas que aprueba un grupo siempre quedan con ese grupo, también para visitantes; el grupo recibe un aviso. Un visitante nunca recibe un aviso. Si el asistente no tiene herramientas que confirme quien lo usa, solo aparece un enlace a la pestaña Herramientas. En un chat con una imagen, el asistente tampoco usa en tu sitio web una herramienta que pide aprobación.

Qué se registra¶

Cada cambio en lo que pide aprobación aparece en el registro de auditoría como cambio del asistente o del empleado virtual. Cada solicitud se registra con quién decidió y cuándo, o que caducó. OS no guarda ni lo que recibió la herramienta ni el motivo de un rechazo. Ese motivo no lo lee nadie: solo va al asistente.

Mediante la API¶

• PATCH /api/v1/organisations/{id}/assistants/{agent_id} con tool_approvals: por nombre de herramienta, approver (person o group), group_id para un grupo, y timeout_seconds (3600 a 2592000, 604800 por defecto). Sustituye el conjunto entero; un guardado sin tool_approvals lo mantiene. GET …/assistants/{agent_id}/settings devuelve el conjunto, y approval_in_chats: si tu organización deja que los chats esperen una respuesta.
• PATCH …/virtual-employees/{employee_id} con tool_approvals fija las herramientas propias de un empleado virtual; GET …/assistants/{agent_id}/virtual-employee-approvals devuelve las del asistente y las herramientas que el empleado virtual puede añadir.
• PUT …/assistants/{agent_id}/embed con approved_by: visitor o member.
• 422 significa una herramienta que el asistente no usa, un grupo que tu organización no tiene, un plazo fuera de 1 hora a 30 días, más de 64 herramientas o, en un empleado virtual, una herramienta que el asistente ya hace aprobar.